Millorar digitalment els processos a l’empresa

Des de les empreses més petites a les més grans, tots ens hem preguntat si els nostres processos de treball són prou eficients. Si és possible fer les coses d’una altra manera per tal d’estalviar temps i esforços, o bé si podem obtenir més àgilment una informació determinada.

La situació actual ens ha fet mirar de cara aquests processos poc eficaços, o pels quals la presència física dels empleats és indispensable. I ens està forçant a buscar ràpidament millors maneres de treballar.

Optimitzar els fluxos de treball

Els fluxos de treball poden millorar-se amb aplicacions digitals, que ens permetin fer telemàticament les tasques que fins ara només es podien realitzar presencialment.

A Flat Cat DC podem ajudar-te a analitzar aquests processos, a optimitzar-los i a construir aplicacions que et permetin dur-los a terme amb èxit.

Cas d’èxit

Des de l’activació de l’estat d’alarma, un dels nostres clients té tot el personal d’oficina treballant des de casa. Fins a la setmana passada, disposaven d’un procés manual d’aprovació de les factures de proveïdors.

L’equip de comptabilitat rep les factures en el seu correu electrònic, les imprimeix i les fa arribar al responsable de pagaments. El responsable les revisa i separa en dos grups: les aprovades i les rebutjades.

L’equip de comptabilitat recull les factures aprovades i les introdueix a l’ERP, adjuntant el fitxer PDF original que va rebre per correu. Per les rebutjades, s’envia un correu a cada proveïdor afectat per informar que no s’ha acceptat la factura

Perquè puguin fer-lo telemàticament, des de Flat Cat DC hem desenvolupat una aplicació web que permet:

  • Recuperar els fitxers de les factures des del correu electrònic, i introduir-los automàticament en la nova aplicació com a factures “Pendents”.
  • A l’equip de comptabilitat, revisar les factures “Pendents”, i amb un clic marcar-les amb l’estat “Pendent d’aprovació”, o bé descartar-les.
  • Al responsable de pagaments, accedir per revisar les factures “Pendents d’aprovació” i aprovar-les o rebutjar-les amb un clic.
  • Enviar de manera autònoma les factures aprovades a l’ERP.
  • Enviar automàticament un correu informatiu als proveïdors amb factures rebutjades.

En resum, hem transformat una tasca que requeria la presència física del personal d’oficina en una altra que es pot realitzar des de qualsevol lloc del món, i d’una manera més eficient, ja que s’ha reduït notablement el seu temps d’execució.

És quantificable la millora obtinguda?

Fem números per comprovar-ho. En el procés original una persona podia trigar uns sis minuts a completar la tasca per cada document rebut.

Suposem que setmanalment es processen unes vint-i-cinc factures, pel que es dediquen dues hores i mitja en tot el procés d’aprovació i incorporació a l’ERP.

Calculant quaranta-vuit setmanes laborables a l’any, obtenim un total de cent vint hores invertides en aquesta tasca.

Amb el nou procés digitalitzat, es necessita únicament dos minuts per document. Seguint el mateix raonament anterior, obtenim quaranta hores anuals.

En definitiva, s’ha aconseguit alliberar vuitanta hores de feina per any, l’equivalent a dues setmanes de feina d’una persona.

Per consegüent, aquestes hores es poden invertir en tasques més productives, amb un major retorn econòmic i/o amb més valor afegit.

Valor afegit

A més, la digitalització del procés aporta valors afegits, ja que:

  • no cal la presència física dels treballadors
  • minimitza els errors deguts a la introducció manual de dades
  • evita la pèrdua dels documents impresos
  • redueix l’ús de paper
  • possibilita l’anàlisi de les dades
  • facilita la cerca d’informació i dades històriques

Tens fluxos de feina que es poden millorar digitalment?

Nosaltres t’ajudem, contacta’ns!

Leave Comment