Mejorar digitalmente los procesos en la empresa
Desde las empresas más pequeñas a las más grandes, todos nos hemos preguntado si nuestros procesos de trabajo son eficientes. Si es posible hacer las cosas de otra manera para ahorrar tiempo y esfuerzo, o bien si podemos obtener más ágilmente una información determinada.
La situación actual nos ha hecho mirar de frente a estos procesos poco eficaces o para los que la presencia física de los empleados es indispensable. Y nos está obligando a buscar rápidamente mejores formas de trabajar.
Optimizar los flujos de trabajo
Los flujos de trabajo pueden mejorarse con aplicaciones digitales que nos permitan hacer telemáticamente las tareas que hasta ahora solo se podían realizar presencialmente.
En Flat Cat DC podemos ayudarte a analizar estos procesos, a optimizarlos y a construir aplicaciones que te permitan llevarlos a cabo con éxito.
Caso de éxito
Desde la activación del estado de alarma, uno de nuestros clientes tiene a todo el personal de oficina trabajando desde casa. Hasta la semana pasada, tenían un proceso de aprobación manual de facturas de proveedores.
El equipo de contabilidad recibe las facturas en su correo electrónico, las imprime y las hace llegar al responsable de pagos. El responsable las revisa y separa en dos grupos: las aprobadas y las rechazadas.
El equipo de contabilidad recoge las facturas aprobadas y las introduce en el ERP, adjuntando el fichero PDF original que recibió por correo. Y para las rechazadas, se envía un correo a cada proveedor afectado indicando que no se ha aceptado la factura.
Para poder hacerlo telemáticamente, desde Flat Cat DC hemos desarrollado una aplicación web que permite:
- Recuperar los ficheros de las facturas desde el correo electrónico, e introducirlos automáticamente en la nueva aplicación como facturas “Pendientes”.
- Al equipo de contabilidad, revisar las facturas “Pendientes” y con un clic marcarlas como “Pendiente de aprobación”, o bien descartarlas.
- Al responsable de pagos, revisar las facturas “Pendientes de aprobación”, y aprobarlas o rechazarlas en un clic.
- Enviar de manera autónoma las facturas aprobadas al ERP.
- Enviar automáticamente un correo informativo a los proveedores con facturas rechazadas.
En resumen, hemos transformado una tarea que requería la presencia física del personal de oficina, en una que puede realizarse desde cualquier lugar del mundo y de un modo más eficiente, ya que se ha reducido notablemente su tiempo de ejecución.
¿Es cuantificable la mejora adquirida?
Hagamos números para comprobarlo. En el proceso original una persona empleaba una media de seis minutos para completar la tarea por cada documento recibido.
Supongamos que se procesan semanalmente unas veinticinco facturas, por lo que se invierten dos horas y media en el proceso de aprobación e incorporación al ERP.
Calculando cuarenta y ocho semanas laborables al año, obtenemos un total de ciento veinte horas invertidas en la tarea.
Con el nuevo proceso digitalizado, se necesitan únicamente dos minutos por cada documento. Siguiendo el razonamiento anterior se obtienen cuarenta horas anuales.
En definitiva, se ha conseguido liberar ochenta horas de trabajo por año, equivalentes a dos semanas de trabajo de una persona.
Por consiguiente, esas horas pueden ser invertidas en tareas más productivas, con mayor retorno económico y/o con más valor añadido.
Valor añadido
Además, la digitalización del proceso aporta valor añadido, ya que:
- no se necesita la presencia física de los empleados
- minimiza los errores debidos a la introducción manual de datos
- evita el extravío de los documentos impresos
- reduce el uso de papel
- posibilita el análisis de datos
- facilita la búsqueda de información y datos históricos
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